1.1 Klubbens navn er Esbjerg Fotoklub.
1.2 Klubbens hjemsted er Esbjerg Kommune.
1.3 Klubbens formål er at hjælpe medlemmerne med fremstilling af fotografiske billeder, at fremvise billederne såvel i som uden for klubben, samt at øge kendskabet til og interessen for fotokunst i Esbjerg Kommune.
1.4 Klubben stiller, i det omfang der er interesse og økonomi til det, faciliteter til rådighed for medlemmerne.
1.5 Klubben skal være medlem af SDF (Selskabet for Dansk Fotografi).
2.1 Klubbens øverste myndighed er generalforsamlingen. På generalforsamlingen vælges en bestyrelse, der skal varetage klubbens administrative funktioner, og i eventuelt samarbejde med øvrige medlemmer lave fotomæssige arrangementer.
2.1 Ordinær generalforsamling afholdes indenfor årets første kvartal og skal indvarsles senest 19 dage før afholdelse. Varsling sker pr. e-mail og ved opslag i klubben. Regnskabet for det forløbne år og budget for det kommende år vedhæftes/vedlægges indvarslingen.
2.3 Regnskabsåret følger kalenderåret. Klubbens aktiver opbevares i anerkendt pengeinstitut.
2.4 Forslag til dagsorden skal være formanden i hænde senest 15 dage før generalforsamlingen og kan på efterfølgende klubaftener afhentes i klubben.
2.5 Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde mindst følgende punkter:
1. Valg af dirigent og referent.
2. Formandens beretning.
3. Billedsekretærens beretning
4. Fremlæggelse af regnskab.
5. Indkomne forslag.
6. Valg af bestyrelse, suppleanter og revisor
7. Fastsættelse af kontingent.
8. Eventuelt.
2.6 Stemmeberettigede medlemmer er personer, der betaler fuldt medlemskontingent.
2.7 Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes, såfremt 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer med underskrift forlanger det. Bestyrelsen kan, såfremt den skønner det nødvendigt, indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
2.8 Ekstraordinær generalforsamling skal indvarsles skriftligt senest 14 dage før, den skal afholdes.
2.9 Ændringer i klubbens love kan kun finde sted ved en generalforsamling, når 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for det.
2.10 Bestyrelsen består af 5 medlemmer, som konstituerer sig selv. Desuden vælges 2 suppleanter (hh. 1. og 2. Suppleant) og 1 revisor. Bestyrelsen vælges for 2 år ad gangen, suppleanter og revisor for 1 år ad gangen. Genvalg kan finde sted.
2.11 Klubbens kasserer og formand har ansvaret for klubbens økonomi. Formanden, og i dennes fravær, næstformanden, tegner klubbens ansigt udadtil.
2.12 Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøderne, dog uden stemmeret.
2.13 Bestyrelsen kan beslutte, at andre funktions-ansvarlige, f.eks. en hjemmeside-ansvarlig, leder af ungdomsgruppen og formænd for mulige ad-hoc arbejdsgrupper efter behov deltager i bestyrelsesmøderne.
2.14 Hvis suppleanter udtræder af bestyrelsen imellem to generalforsamlinger, kan bestyrelsen vælge at udpege nye suppleanter for den resterende periode.
2.15 Ved mere end 2 ordinære medlemmers udtræden af bestyrelsen I løbet af valgperioden kan bestyrelsen supplere sig selv.
2.16 Referater fra bestyrelsesmøder skal være tilgængelige for klubbens medlemmer gennem opslag i klublokalet og/eller på klubbens hjemmeside.
3.1 Personer, der er interesserede i medlemskab, har ret til, uden kontingentbetaling, at møde frem 3 klubaftener, inden de beslutter sig til medlemskab. Medlemmer af ungdomsgruppen (medlemmer under 25 år) kan deltage i de første 3 måneder uden betaling.
3.2 Kontingent betales halvårligt forud d. 1. januar og d. 1. juli. Klubkontingent vedtages på Esbjerg Fotoklubs generalforsamling. Ændres kontingentet til SDF, ændres kontingentet tilsvarende.
3.3 Ved indmeldelse efter betalingstermin kan der gives et skønsmæssigt nedslag i kontingentet. Nedslaget fastsættes af klubbens kasserer og/eller formand.
3.4 Ungdomskontingent, der er 50 % af klubkontingent, betales af medlemmer, der er under 25 år.
3.5 Udmeldelse af klubben kan ske til enhver tid ved henvendelse til formanden eller kassereren. Der tilbagebetales ikke kontingent.
3.6 2 måneders restance med kontingent betragtes som udmeldelse.
3.7 Skønner bestyrelsen, at et medlem modarbejder klubbens interesser og virke, kan bestyrelsen ekskludere medlemmet af klubben. Den ekskluderede kan, hvis denne ønsker det, forlange afgørelsen indanket for en generalforsamling. Afgørelsen træffes ved almindeligt stemmeflertal.
4.1 Klubbens medlemmer er berettiget til at benytte klubbens lokaler, udstyr, faciliteter og knowhow i deres egne og fælles bestræbelser på at fremstille billeder.
4.2 Fotointeresserede ikke-medlemmer har lov til at overvære/deltage i klubbens aktiviteter, såfremt dette i rimelig tid meddeles klubbens bestyrelse. Bestyrelsen afgør, om og hvor meget disse personer skal betale for at deltage.
4.3 Medlemmer, der i forbindelse med udstillinger, offentliggørelse af billeder og lignende i privat øjemed, ønsker at gøre brug af navnet ”Esbjerg Fotoklub”, skal forinden sikre sig bestyrelsens godkendelse. Hertil kræves en kort skriftlig beskrivelse, som skal afleveres til bestyrelsen.
5.1 Klubben kan kun opløses på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 14 dages mellemrum, og kun såfremt 2/3 af de fremmødte stemmer for det. I tilfælde af opløsning skal klubbens ejendele anvendes til et uegennyttigt formål.
5.2 Kan en modtager ikke findes, realiseres udstyret, og klubbens pengebeholdning tilfalder et hjælpearbejde.
Formål:
For at fremme aktiviteterne i Esbjerg Fotoklub skal medlemmerne kunne gøre brug af klubbens faciliteter uden for de normale mødeaftener, men samtidig skal klubbens bestyrelse sikre en forsvarlig brug af lokaler og udstyr og det skal synliggøres, hvilke medlemmer der gør brug af
ordningen. Klubben stiller derfor atelier med udstyr, såvel som IT-baseret billedbehandlings soft- og hardware, til rådighed for de af klubbens medlemmer, som måtte ønske at gøre brug af det, og som opfylder følgende krav:
Krav til brugere:
Brugere skal have været medlem af Esbjerg Fotoklub i mindst 3 måneder og bestyrelsen skal sikre sig, at de er bekendt med disse regler samt brug af det tekniske udstyr, der er i fotoklubbens lokaler. Brugere skal forlods reservere tid for brug af lokalerne på klubbens hjemmeside, og konstateres der fejl eller mangler på udstyr i klubben, skal dette snarest muligt meddeles til et medlem af bestyrelsen. Der skal ved booking beskrives, hvilke lokaler der bruges, og hvad der skal foregå. Ved reservation af lokale eller atelier, afhentes nøgle hos et af bestyrelsesmedlemmerne tidligst dagen før brug og skal være afleveret senest dagen efter brug.
Sanktioner:
Medlemmer fratages retten til benyttelse af foreningens faciliteter udenfor de regulære klubmøder, hvis man
• bevisligt misligholder klubbens udstyr og faciliteter
• videregiver nøgler til andre end dem, der er på den godkendte liste
• bruger klubbens lokaler/udstyr i kommercielt øjemed
• lægger beslag på faciliteter og udstyr i urimeligt lange eller hyppige perioder til gene for andre medlemmer
• er i kontingentrestance i henhold til klubbens vedtægter.
Særlige forhold:
Lokaler, udstyr og faciliteter kan ikke reserveres til brug på annoncerede mødeaftener.
Ovennævnte regler skal hvert år gøres til genstand for en evaluering inden årets udgang. Forslag til ændringer medtages på klubbens efterfølgende generalforsamling til evt. godkendelse.